Деловая поездка в другой город – обязанность большинства сотрудников государственных и коммерческих предприятий. В соответствии с законодательством, работодатель обязан компенсировать все финансовые расходы: размер стоимости одного дня прописывается в приказе о командировании работника.

Основной статьей расходов является аренда жилья: кто-то предпочитает снять гостиницу, другие выбирают аренду квартиры. Не зависимо от места проживания, командированный должен предоставить подтверждение: можно отчетные документы за проживание в квартире заказать на doc-msk-1.com или оформить оригинал в гостинице.

Отмена командировки: особенности процедуры

Нередко возникают ситуации, когда поездка отменяется: от забронированного номера и купленных билетов приходится отказываться. Действующее законодательство не предусматривает возврат потраченных денежных средств: как правило, это производится на усмотрение руководителя компании.

В ТК РФ отсутствует порядок и условия оформления отмены рабочей поездки.

Для того чтобы на законных основаниях отправить работника в командировку, составляется приказ, подписанный руководителем. В случае отмены поездки также необходимо составить приказ, форма которого выбирается каждой организацией самостоятельно.

В случае, если командировка отменилась по вине сотрудника, списать траты на оплату гостиничного номера не получится; при наличии объективных причин работник получит компенсацию.

Правильное оформление процедуры отмены командировки требует внимания и ответственности со стороны бухгалтера. Для возмещения финансового ущерба работнику необходимо в обязательном порядке выполнить такие действия, как:

• Издать приказ, действующий внутри предприятия.
• Произвести отмену бронирования номера, билетов. В случае, если они уже были оплачены и куплены, оформляется возврат.
• Составить и утвердить авансовый отчет.

Как только вышеперечисленные процедуры будут выполнены, специалист ищет оптимальный способ реализации списания в соответствии с законодательством.

При формировании приказа, подтверждающего отмену рабочей поездки, важно прописать причины такого решения. Особенно часто помехой для командировки служат:

• Отсутствие необходимости. Как правило, это обусловлено тем, что все действия можно произвести в удаленном режиме.
• Состояние здоровья. Если сотрудник открыл больничный лист, он не сможет выйти на работу.
• Личные непредвиденные обстоятельства. Компенсация производится только при условии, что причины будут признаны руководством уважительными.

Как только процедура отмены командировки будет оформлена документально, бухгалтерия перечислит сотруднику компенсацию. В том случае, если причина отмены деловой поездки будет признана несущественной, вернуть потраченные на транспортные и жилищные расходы средства не удастся.

Комментарий Министерства финансов

Ввиду многочисленных проблем и сложностей, вызванных эпидемией коронавирусной инфекции, многие компании столкнулись с необходимостью компенсировать штрафы и нереализованные командировочные. Министерство финансов внесло определенную ясность и приняло поправки, с помощью которых некоторые из статей расходов можно списать, предварительно подтвердив их обоснованность.

Это отличная возможность и для руководства, и для сотрудников компании избежать финансовых проблем в случае, если возникла ситуация, послужившая причиной отмены деловой поездки.